如何撰寫道歉電子郵件：7 個提示和範例 [2024]
Posted: Tue Dec 03, 2024 7:06 am
阿馬爾·馬扎爾
阿馬爾·馬扎爾
最後更新於
2024 年 9 月 4 日
道歉電子郵件是沒有人願意寫的。您盡一切努力讓您的客戶和訂戶滿意。但錯誤還是會發生。即使是廣告的放置位置也會產生影響。 Statista 2020 年的研究顯示，47% 的受訪者因為廣告被放置在有爭議的內容旁邊而形成了負面的品牌認知。您無法預測所有可能出錯的事情，因此您需要知道如何減輕它們的影響。
一次好的道歉可以幫助您的品牌恢復正常，就像什麼都沒發生過一樣。
那麼該如何寫一封有效的道歉電子郵件呢？訊息包含什麼內容以及何時發送？
我們將為您提供所有詳細資訊！
什麼是道歉電子郵件？
企業或電子郵件行銷人員在發生任何類型的錯誤或不良事件後發送道歉電子郵件，以彌補這種情況並提供解決方案。
將其視為一條“哎呀”訊息，以完全透明的方式解釋發生的情況。俄羅斯賭博數據 然後，寄件者將提供解決方案或任何讓客戶再次滿意的東西（您好，特別折扣！）。
為什麼道歉電子郵件是個好主意？
如果您想知道是否需要發送道歉訊息，答案總是肯定的！這種方法表明您已經意識到錯誤並且足夠小心地修復它。當人們收到此類電子郵件時，他們會產生這樣的印象：您將盡一切努力防止這些錯誤再次發生。如果你忽視這種情況，你就會錯過恢復品牌聲譽的絕佳機會。
體面的道歉之所以是個好主意，主要有以下三個原因：
資訊圖表：為什麼道歉電子郵件是個好主意
1.它讓你對訂閱者保持透明
透明度促進開放的溝通和信任。當企業有什麼事情需要道歉時，觀眾遲早會知道的。如果您是第一個透明分享詳細資訊的人，您將加強品牌與其客戶之間的關係。
2.它可以幫助你贏得人們的尊重
無論問題如何，您的客戶（和競爭對手）都會因為承認問題而更加尊重您。
3.它可以幫助你以優雅的方式處理困難的情況
您不必將安全問題或影響客戶的任何其他問題歸咎於其他人，而只需道歉即可。這是維持品牌與其用戶之間聯繫的最優雅的方式。
什麼時候該寫一封道歉電子郵件？
道歉電子郵件是件好事。但你不應該因為一些沒人知道的小問題就立刻開始寫它們。如果單一客戶面臨交貨時間延長的情況，您將單獨回覆他們。儲存針對嚴重問題的道歉電子郵件。以下是一些適合使用道歉電子郵件的情況範例：
資訊圖表：你該什麼時候寫一封道歉電子郵件？
1. 誤導或不正確的促銷
假設一家線上咖啡店做了促銷廣告：每筆訂單金額超過 40 美元即可獲得一套咖啡杯。但內容行銷人員忘記了一個重要的細節：如果您使用促銷代碼，您將不會獲得禮物。現在，這家商店收到了數百個帶有折扣代碼的訂單，他們的顧客合法地使用了這些折扣代碼，但最終卻感到失望，因為他們期待更多。現在是發送道歉訊息並做出解釋的正確時機。不要忘記提供另一個折扣代碼，讓顧客重新考慮決定：“我再也不會從這家商店訂購了！”
2. 錯誤的 CTA 鏈接
URL 中的錯誤位置或無效字元將導致收件者進入錯誤頁面。這是一場行銷災難：有人採取了你希望的行動（他們點擊了按鈕），但最終卻感到沮喪。這是一種典型的道歉訊息適當的情況。當然，這次您添加了正確的連結。
3. 攻擊性語言
攻擊性語言可能是無意的。對於行銷訊息來說，通常都是這樣。例如，我們經常在看新聞通訊休息後使用一個短語：Long time no see（好久不見）。您是否知道這句話被認為是冒犯性的，並且可能會讓種族邊緣化的人感到不舒服？其他常用短語也是如此，例如Hip Hooray或No can do。
當您意識到自己無意中使用了攻擊性短語時，道歉是正確的做法。
4. 資料隱私洩露
導致資料隱私外洩的駭客攻擊是憤怒的正當理由。該攻擊可能會向所有收件者發送帶有危險附件或病毒的垃圾郵件。Bing 重定向病毒以這種方式對許多品牌的聲譽造成了嚴重損害。收件人會意識到發生了什麼，他們中的大多數人不會責怪您的品牌。但強烈建議您告知受眾所發生的情況，並對造成您的不便表示歉意，並解釋如何刪除病毒。
5. 訂單錯位
包裹在運輸途中遺失，您將單獨處理這些問題。但如果多個訂單出現問題，您將看到許多負面評論，從而影響您的品牌聲譽。這需要盡快發送道歉電子郵件。
道歉電子郵件中應包含的 5 件事
您是否習慣透過範本編寫行銷訊息？如果您正在尋找可遵循的結構，請在道歉訊息中包含以下內容：
資訊圖表：道歉電子郵件中應包含的 5 件事
1. 明確而直接的“對不起”
沒有人願意閱讀冗長的解釋，聽起來像是在找藉口，只是為了看到最後漫不經心的道歉。在郵件的 主題行和開頭直接說「抱歉」 。
以下是Omstars的範例，主題行中包含道歉內容：
主題行中的道歉：Omstars 範例
2. 說明
直接道歉後，你可以解釋發生的事情。不要找藉口，也不要怪罪別人。承認錯誤；這就是您寫出更尊重的訊息的方式。
假設您意識到您先前的消息冒犯了某個特定群體。您可以透過以下方式承認這個問題：
我們意識到我們的語氣是無禮的。雖然寫此文無意冒犯，但我們理解我們的錯誤。將來，我們將承諾更多地了解不當語言。
3. 行動計劃
既然您的時事通訊收件者知道了這個問題，他們應該採取什麼措施呢？如果這是資料隱私洩露，他們應該採取什麼措施來保護他們的資料？
這是MyFitnessPal在這種情況下建議的行動計劃：
提供清晰的行動計劃：MyFitnessPal 範例
4.某種形式的補償
折扣代碼、每筆訂單贈送的禮物以及免費訂閱可以彌補損失。如果您因出貨缺陷或產品問題而道歉，請務必給予適當的賠償！
這是在這種情況下可以使用的一個簡短範例：
尊敬的顧客，
我們很遺憾地通知您，過去一個月我們運送的幾件物品因包裝不當而損壞。如果您遇到這種不幸的情況，請與我們聯繫。我們將為所有抵達時狀況不完美的物品退款。
5. 再次「抱歉」並邀請回饋
用另一個「抱歉」結束（簡短的）訊息並尋求回饋。
讓我們看看如果您按照上面推薦的步驟操作，訊息會是什麼樣子。
10 個道歉電子郵件範例，有助於消除誤會
1. 宣傳品錯誤
親愛的訂閱者，
我們犯了一個誤導性促銷的錯誤，我們想彌補您的損失。
在我們的八月促銷中，我們忘記提及，如果您使用折扣代碼或將其與任何其他促銷結合使用，您的訂單將沒有資格獲得禮物（咖啡杯套裝）。如果您想要咖啡杯，但訂單出貨時卻沒有咖啡杯，我們對發生的情況深感抱歉。
我們希望為您的下一次訂單提供特別折扣代碼。無論訂單價值多少，您都會收到禮物。
對於造成您的不便，我們深表歉意。如果您想退貨並獲得退款，請隨時與我們聯繫！
2. 向錯誤受眾提供特別優惠
嗯，那就尷尬了！
我們不小心向尚未選擇我們任何計劃的電子郵件訂閱者發送了 VIP 優惠。請注意，並非所有人都有資格享受該促銷活動。
不用擔心;我們會彌補這個錯誤。我們的所有方案均可享 50% 的折扣。您只需選擇一項即可！
3. 郵件發送錯誤
你好呀！
我們的伺服器今晚犯了一個錯誤，將訊息發送給了一些額外的收件者。請忽略先前的訊息，因為它包含針對新客戶的優惠。
作為我們的 VIP 會員，您仍然可以透過每個訂單累積忠誠度積分。為了表示感謝，我們將向您的用戶帳戶添加 10 個額外的忠誠度積分。希望很快能見到您！
4. 服務差道歉
尊敬的顧客，
在收到多起有關出貨錯誤的投訴後，我們調查了這個問題。這項發現是毀滅性的：包裝公司未能遵守預期的品質標準。我們意識到這對每個訂購產品並希望產品狀況良好的人來說是多麼不方便。
我們希望為收到有缺陷商品的任何人提供退款或產品更換。我們的客戶支援中心正在加班以照顧所有受影響的客戶！
5. 通知延遲
感謝您選擇我們進行黑色星期五購物狂歡！
週末我們看到了創紀錄的訂單。我們的倉庫團隊正在努力發送所有訂單。會有一些輕微的延誤，對此我們深表歉意。您可以隨時透過帳戶中的訂單歷史記錄隨時查看您的訂單狀態。
6. 取消道歉
大家好，
我很抱歉取消了兩週的網路研討會和所有一對一諮詢。不幸的是，我的健康狀況很緊急，雖然不嚴重，但必須立即處理。我很快就會在我的平台上見到你。期待下週重新安排的網路研討會的資訊！在那之前，您可以在我的網站上使用促銷代碼享受 20% 的折扣！
7. 發送錯誤的連結
親愛的訂戶，
您可能已經注意到我們上一封電子郵件中的連結不起作用。哎呀！對此感到抱歉！
對於造成您的任何不便，我們深表歉意。要查看我們的新產品，請訪問我們的網站。該鏈接現在有效；這是一個承諾！提示：關注後你會發現特別折扣！
阿馬爾·馬扎爾
最後更新於
2024 年 9 月 4 日
道歉電子郵件是沒有人願意寫的。您盡一切努力讓您的客戶和訂戶滿意。但錯誤還是會發生。即使是廣告的放置位置也會產生影響。 Statista 2020 年的研究顯示，47% 的受訪者因為廣告被放置在有爭議的內容旁邊而形成了負面的品牌認知。您無法預測所有可能出錯的事情，因此您需要知道如何減輕它們的影響。
一次好的道歉可以幫助您的品牌恢復正常，就像什麼都沒發生過一樣。
那麼該如何寫一封有效的道歉電子郵件呢？訊息包含什麼內容以及何時發送？
我們將為您提供所有詳細資訊！
什麼是道歉電子郵件？
企業或電子郵件行銷人員在發生任何類型的錯誤或不良事件後發送道歉電子郵件，以彌補這種情況並提供解決方案。
將其視為一條“哎呀”訊息，以完全透明的方式解釋發生的情況。俄羅斯賭博數據 然後，寄件者將提供解決方案或任何讓客戶再次滿意的東西（您好，特別折扣！）。
為什麼道歉電子郵件是個好主意？
如果您想知道是否需要發送道歉訊息，答案總是肯定的！這種方法表明您已經意識到錯誤並且足夠小心地修復它。當人們收到此類電子郵件時，他們會產生這樣的印象：您將盡一切努力防止這些錯誤再次發生。如果你忽視這種情況，你就會錯過恢復品牌聲譽的絕佳機會。
體面的道歉之所以是個好主意，主要有以下三個原因：
資訊圖表：為什麼道歉電子郵件是個好主意
1.它讓你對訂閱者保持透明
透明度促進開放的溝通和信任。當企業有什麼事情需要道歉時，觀眾遲早會知道的。如果您是第一個透明分享詳細資訊的人，您將加強品牌與其客戶之間的關係。
2.它可以幫助你贏得人們的尊重
無論問題如何，您的客戶（和競爭對手）都會因為承認問題而更加尊重您。
3.它可以幫助你以優雅的方式處理困難的情況
您不必將安全問題或影響客戶的任何其他問題歸咎於其他人，而只需道歉即可。這是維持品牌與其用戶之間聯繫的最優雅的方式。
什麼時候該寫一封道歉電子郵件？
道歉電子郵件是件好事。但你不應該因為一些沒人知道的小問題就立刻開始寫它們。如果單一客戶面臨交貨時間延長的情況，您將單獨回覆他們。儲存針對嚴重問題的道歉電子郵件。以下是一些適合使用道歉電子郵件的情況範例：
資訊圖表：你該什麼時候寫一封道歉電子郵件？
1. 誤導或不正確的促銷
假設一家線上咖啡店做了促銷廣告：每筆訂單金額超過 40 美元即可獲得一套咖啡杯。但內容行銷人員忘記了一個重要的細節：如果您使用促銷代碼，您將不會獲得禮物。現在，這家商店收到了數百個帶有折扣代碼的訂單，他們的顧客合法地使用了這些折扣代碼，但最終卻感到失望，因為他們期待更多。現在是發送道歉訊息並做出解釋的正確時機。不要忘記提供另一個折扣代碼，讓顧客重新考慮決定：“我再也不會從這家商店訂購了！”
2. 錯誤的 CTA 鏈接
URL 中的錯誤位置或無效字元將導致收件者進入錯誤頁面。這是一場行銷災難：有人採取了你希望的行動（他們點擊了按鈕），但最終卻感到沮喪。這是一種典型的道歉訊息適當的情況。當然，這次您添加了正確的連結。
3. 攻擊性語言
攻擊性語言可能是無意的。對於行銷訊息來說，通常都是這樣。例如，我們經常在看新聞通訊休息後使用一個短語：Long time no see（好久不見）。您是否知道這句話被認為是冒犯性的，並且可能會讓種族邊緣化的人感到不舒服？其他常用短語也是如此，例如Hip Hooray或No can do。
當您意識到自己無意中使用了攻擊性短語時，道歉是正確的做法。
4. 資料隱私洩露
導致資料隱私外洩的駭客攻擊是憤怒的正當理由。該攻擊可能會向所有收件者發送帶有危險附件或病毒的垃圾郵件。Bing 重定向病毒以這種方式對許多品牌的聲譽造成了嚴重損害。收件人會意識到發生了什麼，他們中的大多數人不會責怪您的品牌。但強烈建議您告知受眾所發生的情況，並對造成您的不便表示歉意，並解釋如何刪除病毒。
5. 訂單錯位
包裹在運輸途中遺失，您將單獨處理這些問題。但如果多個訂單出現問題，您將看到許多負面評論，從而影響您的品牌聲譽。這需要盡快發送道歉電子郵件。
道歉電子郵件中應包含的 5 件事
您是否習慣透過範本編寫行銷訊息？如果您正在尋找可遵循的結構，請在道歉訊息中包含以下內容：
資訊圖表：道歉電子郵件中應包含的 5 件事
1. 明確而直接的“對不起”
沒有人願意閱讀冗長的解釋，聽起來像是在找藉口，只是為了看到最後漫不經心的道歉。在郵件的 主題行和開頭直接說「抱歉」 。
以下是Omstars的範例，主題行中包含道歉內容：
主題行中的道歉：Omstars 範例
2. 說明
直接道歉後，你可以解釋發生的事情。不要找藉口，也不要怪罪別人。承認錯誤；這就是您寫出更尊重的訊息的方式。
假設您意識到您先前的消息冒犯了某個特定群體。您可以透過以下方式承認這個問題：
我們意識到我們的語氣是無禮的。雖然寫此文無意冒犯，但我們理解我們的錯誤。將來，我們將承諾更多地了解不當語言。
3. 行動計劃
既然您的時事通訊收件者知道了這個問題，他們應該採取什麼措施呢？如果這是資料隱私洩露，他們應該採取什麼措施來保護他們的資料？
這是MyFitnessPal在這種情況下建議的行動計劃：
提供清晰的行動計劃：MyFitnessPal 範例
4.某種形式的補償
折扣代碼、每筆訂單贈送的禮物以及免費訂閱可以彌補損失。如果您因出貨缺陷或產品問題而道歉，請務必給予適當的賠償！
這是在這種情況下可以使用的一個簡短範例：
尊敬的顧客，
我們很遺憾地通知您，過去一個月我們運送的幾件物品因包裝不當而損壞。如果您遇到這種不幸的情況，請與我們聯繫。我們將為所有抵達時狀況不完美的物品退款。
5. 再次「抱歉」並邀請回饋
用另一個「抱歉」結束（簡短的）訊息並尋求回饋。
讓我們看看如果您按照上面推薦的步驟操作，訊息會是什麼樣子。
10 個道歉電子郵件範例，有助於消除誤會
1. 宣傳品錯誤
親愛的訂閱者，
我們犯了一個誤導性促銷的錯誤，我們想彌補您的損失。
在我們的八月促銷中，我們忘記提及，如果您使用折扣代碼或將其與任何其他促銷結合使用，您的訂單將沒有資格獲得禮物（咖啡杯套裝）。如果您想要咖啡杯，但訂單出貨時卻沒有咖啡杯，我們對發生的情況深感抱歉。
我們希望為您的下一次訂單提供特別折扣代碼。無論訂單價值多少，您都會收到禮物。
對於造成您的不便，我們深表歉意。如果您想退貨並獲得退款，請隨時與我們聯繫！
2. 向錯誤受眾提供特別優惠
嗯，那就尷尬了！
我們不小心向尚未選擇我們任何計劃的電子郵件訂閱者發送了 VIP 優惠。請注意，並非所有人都有資格享受該促銷活動。
不用擔心;我們會彌補這個錯誤。我們的所有方案均可享 50% 的折扣。您只需選擇一項即可！
3. 郵件發送錯誤
你好呀！
我們的伺服器今晚犯了一個錯誤，將訊息發送給了一些額外的收件者。請忽略先前的訊息，因為它包含針對新客戶的優惠。
作為我們的 VIP 會員，您仍然可以透過每個訂單累積忠誠度積分。為了表示感謝，我們將向您的用戶帳戶添加 10 個額外的忠誠度積分。希望很快能見到您！
4. 服務差道歉
尊敬的顧客，
在收到多起有關出貨錯誤的投訴後，我們調查了這個問題。這項發現是毀滅性的：包裝公司未能遵守預期的品質標準。我們意識到這對每個訂購產品並希望產品狀況良好的人來說是多麼不方便。
我們希望為收到有缺陷商品的任何人提供退款或產品更換。我們的客戶支援中心正在加班以照顧所有受影響的客戶！
5. 通知延遲
感謝您選擇我們進行黑色星期五購物狂歡！
週末我們看到了創紀錄的訂單。我們的倉庫團隊正在努力發送所有訂單。會有一些輕微的延誤，對此我們深表歉意。您可以隨時透過帳戶中的訂單歷史記錄隨時查看您的訂單狀態。
6. 取消道歉
大家好，
我很抱歉取消了兩週的網路研討會和所有一對一諮詢。不幸的是，我的健康狀況很緊急，雖然不嚴重，但必須立即處理。我很快就會在我的平台上見到你。期待下週重新安排的網路研討會的資訊！在那之前，您可以在我的網站上使用促銷代碼享受 20% 的折扣！
7. 發送錯誤的連結
親愛的訂戶，
您可能已經注意到我們上一封電子郵件中的連結不起作用。哎呀！對此感到抱歉！
對於造成您的任何不便，我們深表歉意。要查看我們的新產品，請訪問我們的網站。該鏈接現在有效；這是一個承諾！提示：關注後你會發現特別折扣！