Руководство по управлению документами для малого бизнеса
Posted: Tue Dec 10, 2024 5:31 am
Управление документами, вкратце, это компьютеризированный способ сканирования, хранения и отслеживания всех соответствующих документов компании. Эти документы включают ваш бизнес-план, отчеты о прибылях и убытках, налоговые документы, документацию по приему на работу, стандарты бренда, контракты и соглашения с поставщиками и другими третьими лицами, а также все остальное, что требуется для управления вашей компанией.
Большинство малых предприятий начинают с очень небольшого количества таких документов и предполагают, что система хранения и управления — это излишество. Однако как только вы достигаете этой Список телефонных номеров Азербайджана первой стадии роста, и эти документы начинают накапливаться (будь то физически или где-то на вашем персональном компьютере), хорошее управление может стать вопросом прибыльности. Учитывая это, ниже приведены некоторые разумные рекомендации по управлению документами для малых предприятий.
Планируйте свою стратегию создания и удержания
Начните с разработки стратегии создания документов. У вас, скорее всего, уже есть длинный список деловых документов, таких как предложения, мастер-копии, контракты и т. д. Вы не только сможете загружать текущие документы в систему, но и сможете создавать новые файлы после. Появятся новые вопросы, например, следует ли вам разрабатывать новые шаблоны или использовать существующую структуру. Запишите их, чтобы вы могли спросить о них, когда будете готовы перейти ко второму шагу.
Вторая часть плана — это обмен. Обмен документами — важная часть электронного документооборота. Каждый раз, когда вы нажимаете «отправить», вы должны назначать документу оценку чувствительности. Все, чем вы делитесь, как внутри страны, так и за ее пределами, должно иметь параметры безопасности как часть безопасного хранения документов . Решите, будете ли вы использовать такие вещи, как проверка электронной почты и защита паролем. Когда дело доходит до внутреннего сотрудничества, у вас должны быть разные настройки разрешений для разных пользователей и видов использования.
Тщательно выбирайте свою систему
Начните с выбора чего-то с удобным интерфейсом. Программное обеспечение, которое все ваши сотрудники должны принять и использовать ежедневно, должно быть простым в использовании. Его должно быть легко настроить на бэкэнде, а пользовательский интерфейс на фронтэнде должен быть таким же. Чем удобнее система хранения, тем больше она будет использоваться. Вместо необходимости открывать и использовать отдельную систему, должна быть функция синхронизации в автономном режиме (или вне приложения), которая позволяет вам вносить изменения на рабочем столе и автоматически синхронизировать их с онлайн-файлами.
Программное обеспечение для управления документами также должно быть простым в интеграции. Использование системы должно быть таким же простым, как и ваши повседневные задачи, и оно также должно взаимодействовать с вашими офисными приложениями. Надежная система управления документами синхронизируется с текущими программами, электронной почтой, использованием в Интернете и т. д., интегрируясь с вашей существующей структурой и требуя очень мало изменений привычек.
Выполнение
Назначьте разрешения и уровни доступа пользователям и системе при создании пользователей и интеграции системы. Хотя правила для пользователей различаются в зависимости от программы, вам следует организовать иерархию вокруг просмотра, редактирования, создания и владения документами. Убедитесь, что все, кто имеет доступ к документам и папкам, следуют стандартам соглашений об именовании, хранении и настройках общего доступа, среди прочего.
Вам также нужно будет проверить, совместимы ли ваши системы. Переход с бумаги на цифру требует структурированного подхода, чтобы вы не упустили важные детали. Если вы в настоящее время занимаетесь записью и категоризацией своих физических документов, вам определенно понадобится программное обеспечение, которое сделает этот процесс организованным и простым.
Правильное хранение
Начните с настройки подкатегорий. Использование многоуровневой организации для упрощения навигации и поиска является ключевым фактором. Вы можете организовать вещи более легко, создав более крупные папки или категории, такие как общие отделы или виды документов (маркетинговые материалы, контракты, квитанции и т. д.), а затем создав более мелкие категории внутри них.
Большинство малых предприятий начинают с очень небольшого количества таких документов и предполагают, что система хранения и управления — это излишество. Однако как только вы достигаете этой Список телефонных номеров Азербайджана первой стадии роста, и эти документы начинают накапливаться (будь то физически или где-то на вашем персональном компьютере), хорошее управление может стать вопросом прибыльности. Учитывая это, ниже приведены некоторые разумные рекомендации по управлению документами для малых предприятий.
Планируйте свою стратегию создания и удержания
Начните с разработки стратегии создания документов. У вас, скорее всего, уже есть длинный список деловых документов, таких как предложения, мастер-копии, контракты и т. д. Вы не только сможете загружать текущие документы в систему, но и сможете создавать новые файлы после. Появятся новые вопросы, например, следует ли вам разрабатывать новые шаблоны или использовать существующую структуру. Запишите их, чтобы вы могли спросить о них, когда будете готовы перейти ко второму шагу.
Вторая часть плана — это обмен. Обмен документами — важная часть электронного документооборота. Каждый раз, когда вы нажимаете «отправить», вы должны назначать документу оценку чувствительности. Все, чем вы делитесь, как внутри страны, так и за ее пределами, должно иметь параметры безопасности как часть безопасного хранения документов . Решите, будете ли вы использовать такие вещи, как проверка электронной почты и защита паролем. Когда дело доходит до внутреннего сотрудничества, у вас должны быть разные настройки разрешений для разных пользователей и видов использования.
Тщательно выбирайте свою систему
Начните с выбора чего-то с удобным интерфейсом. Программное обеспечение, которое все ваши сотрудники должны принять и использовать ежедневно, должно быть простым в использовании. Его должно быть легко настроить на бэкэнде, а пользовательский интерфейс на фронтэнде должен быть таким же. Чем удобнее система хранения, тем больше она будет использоваться. Вместо необходимости открывать и использовать отдельную систему, должна быть функция синхронизации в автономном режиме (или вне приложения), которая позволяет вам вносить изменения на рабочем столе и автоматически синхронизировать их с онлайн-файлами.
Программное обеспечение для управления документами также должно быть простым в интеграции. Использование системы должно быть таким же простым, как и ваши повседневные задачи, и оно также должно взаимодействовать с вашими офисными приложениями. Надежная система управления документами синхронизируется с текущими программами, электронной почтой, использованием в Интернете и т. д., интегрируясь с вашей существующей структурой и требуя очень мало изменений привычек.
Выполнение
Назначьте разрешения и уровни доступа пользователям и системе при создании пользователей и интеграции системы. Хотя правила для пользователей различаются в зависимости от программы, вам следует организовать иерархию вокруг просмотра, редактирования, создания и владения документами. Убедитесь, что все, кто имеет доступ к документам и папкам, следуют стандартам соглашений об именовании, хранении и настройках общего доступа, среди прочего.
Вам также нужно будет проверить, совместимы ли ваши системы. Переход с бумаги на цифру требует структурированного подхода, чтобы вы не упустили важные детали. Если вы в настоящее время занимаетесь записью и категоризацией своих физических документов, вам определенно понадобится программное обеспечение, которое сделает этот процесс организованным и простым.
Правильное хранение
Начните с настройки подкатегорий. Использование многоуровневой организации для упрощения навигации и поиска является ключевым фактором. Вы можете организовать вещи более легко, создав более крупные папки или категории, такие как общие отделы или виды документов (маркетинговые материалы, контракты, квитанции и т. д.), а затем создав более мелкие категории внутри них.