Вы читаете журнал Compass — мессенджера для эффективной и безопасной работы в команде.
Узнать больше о Compass
Бюджет проекта: суть
Что такое бюджет проекта
Бюджет проекта — это подробный финансовый план, который описывает Список телефонных номеров все предполагаемые расходы, связанные с реализацией конкретного проекта. Он нужен для эффективного управления ресурсами и контроля затрат на протяжении всего проекта.
Допустим, мы хотим запустить корпоративный блог. До начала проекта нужно посчитать, сколько будет стоить разработать сайт, выполнить дизайн, нанять команду, наполнить блог контентом. Можно заложить сумму наугад, к примеру, 350 000 ₽, но не факт, что в эту сумму получится уложиться.
Поэтому сначала изучают статьи расходов, оценивают, сколько денег необходимо на каждую, затем считают сумму. Получается отчет или документ, в котором описаны основные расходы проекта, отражены затраты за весь период его реализации:
Такой документ позволит контролировать бюджет проекта на каждом этапе работы
Шаблон расчета бюджета
Неправильно составленный бюджет приводит к тому, что по мере реализации проекта появляются незапланированные расходы. Денег, которые мы по плану выделили на проект, не хватает. Приходится срочно искать средства, чтобы довести проект до конца.
Больше узнать об управлении бизнесом можно в Telegram-канале «Бизнесовочная». Предлагаем подписаться, чтобы регулярно получать полезные материалы для предпринимателей.
Из чего состоит бюджет проекта
Бюджет проекта — это общая информация о расходах. Бюджет проекта состоит из таких элементов:
1. Прямые расходы. Прямые расходы — это затраты, связанные с выполнением проекта. Обычно их делят на несколько категорий:
зарплата сотрудников, включая премии и бонусы;
стоимость необходимых материалов, инструментов, техники, сервисов и программного обеспечения;
оплата услуг подрядчиков, сотрудников на фрилансе.
2. Косвенные расходы. Структура бюджета проекта включает как прямые расходы, так и косвенные. Это затраты, которые не привязаны напрямую к конкретному проекту, но необходимы для его реализации:
аренда офиса и оплата коммунальных услуг;
зарплата бухгалтерии, юристов и других сотрудников, которые работают на нескольких проектах сразу;
закупка канцелярских принадлежностей для работы сотрудников офиса и т. д.
3. Риски. Каждый проект сопряжен с определенными рисками, которые могут привести к расходам вне плана. Для управления бюджетом создают резервные фонды — финансовую подушку, которая предназначена для покрытия неожиданно возникающих затрат. Допустим, если вырастет стоимость сырья или нужно будет нанять дополнительного сотрудника.
Корпоративный мессенджер на вашем сервере за 10 минут
Корпоративный мессенджер на вашем сервере за 10 минут
Предоставим бесплатный период. Поможем настроить Compass на ваших серверах или в облаке. Упростим переезд и адаптацию команды.
Заказать консультацию
В зависимости от проекта учитываются другие статьи расходов, например:
Амортизация и износ. Иногда со временем оборудование или технику необходимо заменить или обновить, что стоит предусмотреть еще при бюджетировании проекта.
Оценка и обучение сотрудников. Чтобы успешно реализовать проект, может понадобиться периодически проводить оценку сотрудников и их обучение.
Допустим, при создании и ведении корпоративного блога можно отправлять авторов на курсы обучения. Кому-то нужно будет подтянуть умение писать кейсы, а кому-то — проработать навык визуального повествования.
Создание системы мотивации. Система мотивации — премии, компенсации, бонусы, которые учитываются в прямых и косвенных расходах. Но создание такой системы также требует расходов, которые важно предусмотреть в плане.
Юридические или нормативные издержки. Для соблюдения законодательства и нормативных требований могут потребоваться дополнительные расходы. Например, нужны деньги на получение разрешительных документов при реализации проекта. Бюджет должен включать такие статьи расхода.
Зачем нужен бюджет проекта
Бюджет проекта — инструмент, который показывает, куда мы движемся и сколько нужно денег для достижения целей. Он необходим по нескольким причинам:
Бюджет проекта обеспечивает возможность заранее узнать, сколько денег необходимо для выполнения различных задач проекта. Также он помогает провести оценку рентабельности проекта и отследить прогресс проекта.
Бюджет формируется, чтобы избежать неожиданных расходов. Когда мы заранее знаем, сколько будет стоить запуск проекта, легче справиться с неожиданными ситуациями и финансовыми трудностями.
После завершения проекта можно сравнить, совпадают ли реальные цифры с результатами планирования. Бюджет помогает проанализировать, что получилось хорошо, а что стоит оптимизировать в расходах будущих проектов.
Бюджет необходим, чтобы отслеживать, сколько денег уже потрачено и сколько осталось в любой момент времени. Это помогает избежать перерасхода денежных средств, контролировать затраты и предупреждать кассовые разрывы.
Когда у всей команды есть четкое понимание бюджета, сотрудники лучше работают вместе. Все знают свои роли и цели, так бюджет поможет поддерживать командный дух и мотивацию.
Типы бюджета проекта
Нет универсального способа составления бюджета проекта, так как существуют разные виды бюджетов, каждый из которых подходит для различных проектов.
Фиксированный бюджет
Этот вид бюджета проекта предполагает четко установленную сумму денег, которую выделяют на проект. Если расходы превышают эту сумму, возникают сложности. Такой бюджет получится составить для небольших и предсказуемых проектов, где нет дополнительных расходов и рисков.
Например, если digital-агентство разрабатывает сайт для заказчика, легко посчитать стоимость проекта. В него будет входить оплата каждого раздела сайта, подключения к сайту форм, CRM-системы и т. д. Маловероятно, что возникнут какие-то сложности, которые увеличат бюджет проекта.
Так как все расходы известны, иногда бюджет разработки сайта заказчик может посчитать сам с помощью встроенного калькулятора
Гибкий бюджет
Гибкий бюджет меняют в зависимости от того, как продвигается проект. Если возникает необходимость в дополнительных расходах, бюджет пересматривают и обновляют, перераспределяя деньги. Такой тип бюджета подходит для проектов, в которых много неопределенности и рисков. Например, его используют для управления разработкой новых продуктов.
Допустим, компания создает приложение для смартфона. Руководители просчитывают бюджет проекта, но во время разработки приложения возникает необходимость добавить ту или иную новую функцию, а на это нужны денежные средства.
Гибкий бюджет позволит компании быстрого реагировать на такие изменения. Например, если конкуренты запустят новую функцию, команда может перераспределить средства и перестроить бюджет, чтобы включить эту функцию в свой продукт.
На начальных этапах работы над новым продуктом трудно точно предсказать все затраты. В гибком бюджете предусмотрены резервы для непредвиденных расходов, например, для затрат на тестирование, маркетинг, разработку новых функций.
Преимущества гибкого бюджета:
С помощью такого бюджета проекта можно реагировать на отзывы и пожелания пользователей, клиентов или заказчиков.
Гибкий бюджет создает пространство для экспериментов. Когда команда видит, что для определенных функций понадобится больше времени и ресурсов, она может выделить средства на эксперименты с новыми идеями, которые помогут улучшить продукт.
Такой бюджет дает возможность компании реагировать на изменение внешних условий: появление новых конкурентов, изменение ситуации на рынке.
Но есть у этого метода и недостатки. В первую очередь, опасность перерасхода средств. Важно следить за тем, чтобы участники проекта не тратили деньги на неработающие гипотезы или ненужные функции для продукта. Поэтому при использовании гибкого бюджета компании следует регулярно анализировать текущие расходы, иначе прибыльность проекта будет под угрозой.
Комбинированный бюджет
Комбинированный бюджет сочетает стабильность фиксированного и пластичность гибкого бюджетов. Он позволяет проектной команде заранее утвердить базовые расходы, при этом оставляет возможность для изменений ввиду обстоятельств, которые меняются в ходе выполнения проекта.
Комбинированный бюджет, к примеру, подходит для строительного проекта. Метод также можно использовать для управления проектами IT-компаний. Для этого в процессе разработки нового продукта команде необходимо обозначить фиксированные расходы. Это могут быть затраты на зарплаты сотрудников, аренду офисных помещений, оборудование и лицензии на программное обеспечение.
В рамках проекта отдельно прописывают переменные расходы компании, которые могут меняться в зависимости от ситуации. В разработке продукта это могут быть расходы на тестирование, маркетинг, управление проектом или дополнительные фичи, которые понадобятся в ответ на обратную связь конечных потребителей.
К примеру, если в ходе тестирования выясняется, что пользователи хотят определенную функцию, эта статья бюджета должна быть гибкой, чтобы учесть дополнительные затраты на разработку.
Способы формирования бюджета проекта
Оценка по аналогии
Оценка по аналогии — это метод, который основан на сравнении проекта с уже завершенными похожими проектами. Например, если вы планируете запустить интернет-магазин, можно посмотреть, сколько стоил запуск интернет-магазина в прошлом.
Чтобы оценить бюджет проекта, следует:
Найти аналогичные проекты. Это могут быть как проекты компании, так и проекты других организаций.
Собрать данные о затратах. Стоит изучить, какое количество денег было потрачено на различные расходы: аренду, зарплаты, оборудование, реализацию мероприятий проекта и т. д.
Скорректировать расходы. Даже если проекты похожи, все равно следует учесть уникальные черты нового проекта. Например, мог измениться объем проекта, стоимость оплаты труда команды или поставки материалов.
Этот метод учитывает реальные данные, что делает его достаточно надежным. Но все же каждый проект уникален, поэтому приводить цифры с аналогичных проектов нужно внимательно.
