是否可以控制项目的范围？
Posted: Thu Jan 16, 2025 3:56 am
项目范围：
在我们开始讨论如何控制项目范围之前，我们需要了解什么是项目范围。它是项目中要交付的一组目标、可交付成果、任务和限制。它在多个活动领域都非常重要，因为它有助于确保每个参与者都参与并了解所有步骤、成本和预期期限。
明确定义的范围有助于优化时间、成本，避免误解、不必要的工作和可怕的范围蔓延（不受控制的范围增长）。
项目范围示例：
想象一下，一家从事冰淇淋行业的食品公司希望通过在其生产线上添加开心果冰淇淋来扩大产量。
项目范围定义：
项目目标：开发并实施开心果冰淇淋的生产，保证6个月内开始生产；
可交付成果：
开心果冰淇淋配方的开发；进行感官分析以验证冰淇淋；
新冰淇淋配方获得批准并记录；
针对新口味调整的生产线，包括特定设备和投入。
新包装和标签的批准；
培训员工处理新产品并与质量保证和质量控制领域保持一致；
首批可出售。
任务和活动：
配方研究与开发（R&D）；
寻找新产品生产的投入供应商；
根据立法对工厂设备进行调整；
新包装设计的开发和批准；
质量测试；
为新口味的推出制定营销计划。
限制：
截止日期：6个月内完成；
预算：R$500,000.00；
法规：符合Anvisa 标准。
如何避免项目发生过多变更？
您是否曾经参与过一个 似乎有自己的生 南非数据 命力的项目？突然之间，你必须先处理三个次要目标，而不是主要目标之一，然后才能回到正轨 - 然后你就无法及时完成？这是一个经常出现的问题，我们在项目管理、 绿带 和 黑带课程中都会处理这个问题 。
让我们看一个家庭维修的例子。您想更换厨房台面。但随后您认为台面上方的瓷砖也可以更新和更换。如果没有新的水槽和水龙头，您当然无法更换台面。但是 - 您想要的水槽不适合旧空间。好吧，你只是要移动水管，对吧？！
在你不知不觉中，你已经把整个厨房都清空了，正在等待新的橱柜、电器和地板。你试图弄清楚在接下来的六周里你将如何住在没有厨房的房子里，而且你不知道如何支付所有这些看起来像是一个小额外费用和升级的费用。以前的好主意。
您在商业项目中经历过这种情况吗？
如果您不仔细控制对项目的更改，项目可能会迅速超出其初始限制。这就是所谓的“范围蔓延”——新的目标和需求会在没有任何警告的情况下“偷看”你。这可能会导致以下结果：
延长的项目进度- 您需要额外的时间来探索新的需求，然后完成工作。
项目成本增加——更多的时间和额外的要求通常意味着更高的成本。
整体价值下降——项目利益相关者期望按时、按预算获得结果，因此当您没有交付时，他们就会不满意。
为了最大限度地减少项目中的范围蔓延风险，您需要采取适当的步骤来管理项目范围并使其处于您的控制之下。
范围蠕变管理
控制是关键。项目可以而且将会改变。当您开始工作时，几乎不可避免地会发现意想不到的情况和结果。您可以决定采用“不改变”政策并完全按照您最初的预期完成项目。但是，您可能会错过改进项目成果的方法。
范围控制的目标是在这些潜在变更发生之前尽可能多地进行预测，然后制定一个流程来评估和仅接受那些合理且适当的变更。此外，它还提供了一个框架，利益相关者可以在其中了解变更所涉及的成本和延迟，并决定变更是否可以接受。
范围转移和范围蔓延并不相同。它们中的每一个都指的是对原始要求、规范或目标的修改。然而，不同之处在于：范围变更是通过定义的过程实现的，但范围蠕变是在没有计划的情况下发生的。你控制范围蠕变 - 但范围蠕变控制你！
控制范围蔓延的策略是什么？
范围控制早在项目开始之前就开始了。它内置于项目计划中，使您能够对发生的事情、发生的时间以及发生的原因保持掌控。
尝试以下方法来帮助控制项目范围：
制定清晰的项目愿景：您需要了解项目为何重要。
如果您的项目成功执行，将满足哪些基本需求？
您的愿景有多完整？创建原型，直接与关键利益相关者交谈，并将最终用户纳入规划和开发过程。您的愿景越完整，您的初始项目计划就越严格。
确定项目优先级：哪些项目要素对项目发起人和利益相关者最重要？
什么是“必须”拥有的，什么是“最好拥有”的？
更重要的是什么呢？按时完成项目比在预算内完成项目更重要吗？客户满意度体现在哪里？是安排额外的时间来收集客户反馈更好，还是想快速推出产品，然后再进行更改？
与您的优先事项和权衡相关的风险是什么？
正式定义项目需求：进行业务需求分析。这是一个结构化的过程，旨在了解项目所需的细节并与所有相关人员达成一致。
创建包含重要里程碑的详细计划：使用它来分配资源并为意外情况创造额外的时间。这可以让您灵活地评估和实施合法的范围变更。甘特图、PERT 图和工作分解结构等工具可实现有效调度。
制定管理范围变更的流程：您可能会在某个时候被要求更改范围，因此请建立明确的指导方针来评估和执行变更。
您将使用什么标准来评估拟议的变更？
您将如何管理变革过程？
您将如何评估拟议的变更可能带来的所有风险，以及您将如何管理这些风险？
您将如何评估项目业务案例变更的影响？
您将如何记录您的更改以及它们随着时间的推移将如何影响项目？
谁将发起变革？
您将如何向所有利益相关者传达您的范围变更计划并获得他们的同意？尽早与项目发起人解决这个问题。因此，请达成协议，未经正当程序，您不会接受任何更改。
如果这是您自己的项目，您可能需要设置限制并对项目更改说“不”。如果你努力工作，你通常可以做得更好 - 这就是为什么一些完美主义者有这么多时间做任何事情！使用您的判断来确定当前目标和要求何时足够。考虑在未来发布更高版本或提供更新以满足不断变化的需求。
确定项目阶段- 在流程中使用预定的暂停来适当评估和接受额外的要求。如果合适，请推迟任何范围更改，直到到达新阶段。
要点
范围蔓延 很难预防，因为大多数大型项目在开始后都会面临新的和意想不到的问题。但不要让这些问题变得太多或太大：不受控制的变更可能会影响您的时间和预算，它们可能会降低项目的整体可行性，并且可能会损害项目的业务案例。
为了避免这种情况，请仔细定义您的原始需求。制定一个计划来处理您将不可避免地面临的范围变化。通过范围控制计划，您可以管理变更数量、这些变更的影响以及集成这些变更的时间和方式。这使您重新掌控和管理项目，并有助于确保您成功实现目标。
参加我们的项目管理简介课程，该课程完全免费，如果您仍想深入了解，请务必参加 项目管理、 绿带 和 黑带课程。
在我们开始讨论如何控制项目范围之前，我们需要了解什么是项目范围。它是项目中要交付的一组目标、可交付成果、任务和限制。它在多个活动领域都非常重要，因为它有助于确保每个参与者都参与并了解所有步骤、成本和预期期限。
明确定义的范围有助于优化时间、成本，避免误解、不必要的工作和可怕的范围蔓延（不受控制的范围增长）。
项目范围示例：
想象一下，一家从事冰淇淋行业的食品公司希望通过在其生产线上添加开心果冰淇淋来扩大产量。
项目范围定义：
项目目标：开发并实施开心果冰淇淋的生产，保证6个月内开始生产；
可交付成果：
开心果冰淇淋配方的开发；进行感官分析以验证冰淇淋；
新冰淇淋配方获得批准并记录；
针对新口味调整的生产线，包括特定设备和投入。
新包装和标签的批准；
培训员工处理新产品并与质量保证和质量控制领域保持一致；
首批可出售。
任务和活动：
配方研究与开发（R&D）；
寻找新产品生产的投入供应商；
根据立法对工厂设备进行调整；
新包装设计的开发和批准；
质量测试；
为新口味的推出制定营销计划。
限制：
截止日期：6个月内完成；
预算：R$500,000.00；
法规：符合Anvisa 标准。
如何避免项目发生过多变更？
您是否曾经参与过一个 似乎有自己的生 南非数据 命力的项目？突然之间，你必须先处理三个次要目标，而不是主要目标之一，然后才能回到正轨 - 然后你就无法及时完成？这是一个经常出现的问题，我们在项目管理、 绿带 和 黑带课程中都会处理这个问题 。
让我们看一个家庭维修的例子。您想更换厨房台面。但随后您认为台面上方的瓷砖也可以更新和更换。如果没有新的水槽和水龙头，您当然无法更换台面。但是 - 您想要的水槽不适合旧空间。好吧，你只是要移动水管，对吧？！
在你不知不觉中，你已经把整个厨房都清空了，正在等待新的橱柜、电器和地板。你试图弄清楚在接下来的六周里你将如何住在没有厨房的房子里，而且你不知道如何支付所有这些看起来像是一个小额外费用和升级的费用。以前的好主意。
您在商业项目中经历过这种情况吗？
如果您不仔细控制对项目的更改，项目可能会迅速超出其初始限制。这就是所谓的“范围蔓延”——新的目标和需求会在没有任何警告的情况下“偷看”你。这可能会导致以下结果：
延长的项目进度- 您需要额外的时间来探索新的需求，然后完成工作。
项目成本增加——更多的时间和额外的要求通常意味着更高的成本。
整体价值下降——项目利益相关者期望按时、按预算获得结果，因此当您没有交付时，他们就会不满意。
为了最大限度地减少项目中的范围蔓延风险，您需要采取适当的步骤来管理项目范围并使其处于您的控制之下。
范围蠕变管理
控制是关键。项目可以而且将会改变。当您开始工作时，几乎不可避免地会发现意想不到的情况和结果。您可以决定采用“不改变”政策并完全按照您最初的预期完成项目。但是，您可能会错过改进项目成果的方法。
范围控制的目标是在这些潜在变更发生之前尽可能多地进行预测，然后制定一个流程来评估和仅接受那些合理且适当的变更。此外，它还提供了一个框架，利益相关者可以在其中了解变更所涉及的成本和延迟，并决定变更是否可以接受。
范围转移和范围蔓延并不相同。它们中的每一个都指的是对原始要求、规范或目标的修改。然而，不同之处在于：范围变更是通过定义的过程实现的，但范围蠕变是在没有计划的情况下发生的。你控制范围蠕变 - 但范围蠕变控制你！
控制范围蔓延的策略是什么？
范围控制早在项目开始之前就开始了。它内置于项目计划中，使您能够对发生的事情、发生的时间以及发生的原因保持掌控。
尝试以下方法来帮助控制项目范围：
制定清晰的项目愿景：您需要了解项目为何重要。
如果您的项目成功执行，将满足哪些基本需求？
您的愿景有多完整？创建原型，直接与关键利益相关者交谈，并将最终用户纳入规划和开发过程。您的愿景越完整，您的初始项目计划就越严格。
确定项目优先级：哪些项目要素对项目发起人和利益相关者最重要？
什么是“必须”拥有的，什么是“最好拥有”的？
更重要的是什么呢？按时完成项目比在预算内完成项目更重要吗？客户满意度体现在哪里？是安排额外的时间来收集客户反馈更好，还是想快速推出产品，然后再进行更改？
与您的优先事项和权衡相关的风险是什么？
正式定义项目需求：进行业务需求分析。这是一个结构化的过程，旨在了解项目所需的细节并与所有相关人员达成一致。
创建包含重要里程碑的详细计划：使用它来分配资源并为意外情况创造额外的时间。这可以让您灵活地评估和实施合法的范围变更。甘特图、PERT 图和工作分解结构等工具可实现有效调度。
制定管理范围变更的流程：您可能会在某个时候被要求更改范围，因此请建立明确的指导方针来评估和执行变更。
您将使用什么标准来评估拟议的变更？
您将如何管理变革过程？
您将如何评估拟议的变更可能带来的所有风险，以及您将如何管理这些风险？
您将如何评估项目业务案例变更的影响？
您将如何记录您的更改以及它们随着时间的推移将如何影响项目？
谁将发起变革？
您将如何向所有利益相关者传达您的范围变更计划并获得他们的同意？尽早与项目发起人解决这个问题。因此，请达成协议，未经正当程序，您不会接受任何更改。
如果这是您自己的项目，您可能需要设置限制并对项目更改说“不”。如果你努力工作，你通常可以做得更好 - 这就是为什么一些完美主义者有这么多时间做任何事情！使用您的判断来确定当前目标和要求何时足够。考虑在未来发布更高版本或提供更新以满足不断变化的需求。
确定项目阶段- 在流程中使用预定的暂停来适当评估和接受额外的要求。如果合适，请推迟任何范围更改，直到到达新阶段。
要点
范围蔓延 很难预防，因为大多数大型项目在开始后都会面临新的和意想不到的问题。但不要让这些问题变得太多或太大：不受控制的变更可能会影响您的时间和预算，它们可能会降低项目的整体可行性，并且可能会损害项目的业务案例。
为了避免这种情况，请仔细定义您的原始需求。制定一个计划来处理您将不可避免地面临的范围变化。通过范围控制计划，您可以管理变更数量、这些变更的影响以及集成这些变更的时间和方式。这使您重新掌控和管理项目，并有助于确保您成功实现目标。
参加我们的项目管理简介课程，该课程完全免费，如果您仍想深入了解，请务必参加 项目管理、 绿带 和 黑带课程。