好消息是處理電子郵件不必那麼困難。多種電子郵件管理解決方案可以幫助您避免數小時的頭痛和壓力。
11 個實用的電子郵件管理最佳實踐
閱讀和回覆電子郵件並不需要很長時間。問題是當電子郵件相互堆積時。新加坡賭博數據 你優先考慮哪一個？如果沒有處理電子郵件的系統，事情就會變得混亂。
重要的電子郵件被遺棄在路邊，您無法回覆潛在客戶，最終您需要花費數小時來篩選無用的內容。為了避免這些問題，請遵循以下最佳實踐：
經常清理你的收件匣！
平均電子郵件為 75KB。谷歌提供15GB。電子郵件多得嚇人！老實說，其中有多少是未讀、被遺忘、或被置之死地而後生的？數百個？數千？如果是這種情況，那麼是時候開始刪除電子郵件了。
但在你瘋狂地大量刪除電子郵件之前，請確保你整理出了那些將來可能很重要的郵件，例如文件、交易電子郵件或任何與業務相關的郵件。
幾週前的電子郵件可能不值得回覆。寄件者可能已經忘記了這一點，尤其是在沒有後續行動的情況下。沒有人會錯過這些電子郵件。
嘗試從時事通訊或促銷活動中整理電子郵件。 Gmail 等電子郵件服務提供者已經在這方面做得很好。查看您不閱讀的電子報並開始取消訂閱。
取消訂閱電子報
您可以從時事通訊中獲得大量價值。但是，許多人成為過度訂閱、註冊免費試用或在表單上使用我們的主要電子郵件帳戶來獲取免費內容的受害者。它可能會讓人上癮。
囤積新聞通訊並不是一件好事。你能學到的只有這麼多。是時候放手了——是時候取消訂閱了。好消息是您不必手動執行此操作。
Clean.email 或 Unroll.me 等工具應運而生。
然而，Gmail 等電子郵件提供者缺乏大規模取消訂閱工具，但它們在過濾方面得到了彌補。您只需要知道如何正確設定它以滿足您的需求。
設定自訂電子郵件過濾器
電子郵件管理技巧
Gmail 等工具已經具有預先建置的篩選器，例如「促銷」 、「社交」、「更新」和「論壇」標籤。這些做得非常出色。但是，您可以更進一步並建立過濾器。
例如，您可以為與工作相關的電子郵件、電子報、工作申請、來自特定寄件者的電子郵件、關鍵字甚至聊天歷史記錄建立篩選器。以下是其實現方式的簡要概述：
點選搜尋欄。在最左側，按一下過濾器圖示。
輸入您的標準。您可以基於主題、關鍵字、日期、聊天和附件。
點擊“使用此搜尋建立過濾器”。
系統會提示您決定如何處理這些電子郵件。您可以將它們存檔、將它們標記為已讀、將它們標記為重要、將它們傳送到特定類別或刪除它們。
若要查看過濾的訊息，請前往「設定」。然後，轉到“過濾器和封鎖的地址”標籤。您將在此處看到符合您的篩選條件和您設定的操作的電子郵件。
使用標籤、類別、標記和資料夾
類別、標記、標籤和資料夾是 Gmail 在電子郵件管理方面的基礎。您可以做很多事情，無論是個人用途還是工作相關。
假設您是一名銷售員。您可能想要為每個潛在客戶建立多個會議資料夾。從事營運工作的人員可能只需要一個會議資料夾。
如果您希望每天收到多封電子郵件，您可以建立父類別和子類別。例如，您可以為公司電子郵件建立父類別。子類別可以是公告、更新或團隊會議。
要在 Gmail 中執行此操作，請前往收件匣並查看側邊欄功能表。在“類別”下，有一個“建立新標籤”選項。將每個標籤視為一個可以命名的資料夾。
嘗試根據電子郵件內容命名資料夾。每個標籤都可以有其子類別。更高級的版本是為特定類型的電子郵件提供多個收件匣。
使用多個收件匣
當您進行冷電子郵件外展等操作時，多個收件匣至關重要。如果您想擴展冷外展，建議每個網域三個收件匣。您需要跟踪每一個。
這就是 Instantly 的 Unibox 的用武之地。無需登入單獨的電子郵件帳戶。
電子郵件管理
對於電子郵件管理，Unibox 可讓您根據感興趣的線索、預訂的會議、已完成的會議、已關閉、不在辦公室、不感興趣和錯誤的人員來過濾回覆。
銷售代表也會獲得人工智慧產生的回覆建議。人工智慧會立即分析您先前的對話或最近的電子郵件，以提供上下文相關的建議。
利用模板和自動回复
您每天都會寫同類型的電子郵件嗎？如果答案是肯定的，您將受益於電子郵件範本或設定自動回覆。只需點擊幾下，像 Instantly 這樣的工具就可以為您完成此操作。
這意味著即使在非工作時間，您也不會錯過重要的回覆。請記住，首先回覆潛在客戶詢問的企業通常會達成交易。
假設您正在使用 CTA 進行冷電子郵件行銷活動，詢問潛在客戶是否需要有關您的服務的更多資訊。 AI 可以立即回覆並為您發送訊息。
人工智慧也會立即分析潛在客戶回覆的背景。如果回覆帶有負面情緒，則不會發送電子郵件。但是，如果您想使用模板，則可以停用此功能。
僅處理一次（俄亥俄州）
俄亥俄州方法意味著只開啟一次電子郵件。當您打開電子郵件時，您必須採取行動。要么回复它，要么將其發送到垃圾郵件，要么刪除它。你不能浪費時間回到過去。
乍看之下似乎很容易。但是，您可能會想要瀏覽電子郵件並稍後再返回。但是，您必須設定提醒、註釋或鬧鐘。
這是很多額外的步驟。我們希望處理電子郵件時事情盡可能簡單。打開電子郵件後，請採取行動。這有助於我們每天處理大量電子郵件。
不再因未開啟的電子郵件而分心。現在的問題是，什麼時候是打開電子郵件和回覆電子郵件的最佳時間？
安排何時處理電子郵件
設定特定的時間段來開啟電子郵件可以幫助您盡快擺脫它們。你不想在這段時間同時處理多項任務。特定的時間段應該專門用於電子郵件。
例如，您可以有兩個專門用於電子郵件的時間段。假設上午 11:00 和下午 4:00。這樣您就可以處理早上和下午收到的所有電子郵件。
如果您的工作需要您處理時間敏感的電子郵件，您可以使用標籤、標記和類別設定優先順序。或者，告訴高優先級客戶他們可以透過電話聯繫。
但如果您不處理太多時間敏感的電子郵件，最好關閉手機上的通知並遠離社交媒體管道，以便將時間集中在回覆上。
禁用社群媒體和其他幹擾
末日滾動會降低生產力。你從一段河馬寶寶的可愛影片開始，由於演算法向你拋出的內容，你不停地滾動了 45 分鐘。
社交媒體上的所有內容都是為了吸引您的注意力並讓您的眼睛緊盯著螢幕而設計的。在您意識到之前，有幾封重要的電子郵件未被閱讀。
您的收件匣充斥著來自社群媒體的通知。 Gmail 只能做這麼多來過濾掉這些電子郵件。您不希望這些電子郵件掩蓋了重要的電子郵件。
例如，您可以從 Reddit、Quora、YouTube 或 Twitter (X) 取得通知。登入您的帳戶並停用這些通知。
利用 CRM 和潛在客戶數據
電子郵件管理和銷售是並進的，尤其是出站。如果您的企業進行冷電子郵件外展，您的銷售團隊可能會處理管道中的數百個潛在客戶。
每天有幾十封電子郵件。銷售代表必須追蹤每封電子郵件線索、潛在客戶最重視的內容以及每一次銷售追蹤。
為此，您需要一個用於電子郵件管理的 CRM——這正是 Instantly CRM 的用途。
交易流程客戶關係管理
Instantly CRM 讓您為每封銷售信函（包括簡訊、電話和電子郵件）建立一個主收件匣。所有任務都是集中的。您可以專注於最熱門的線索。
您可以自動回覆、設定根據潛在客戶活動過濾電子郵件的條件，並以對您最有意義的方式管理電子郵件，這使其在任何B2B 銷售流程中都至關重要。
最好的部分是您的整個團隊只需訂閱一份。這意味著您不必在擴大銷售業務時擴大費用。立即免費試用 Instantly CRM。
將電子郵件與您的技術堆疊集成
將電子郵件管理與公司的技術堆疊整合可以使日常任務變得無縫。不再需要手動向您的電子郵件傳輸資料。一切都得到了鞏固。
例如，透過將電子郵件軟體整合到 CRM 中，您可以存取潛在客戶資料以協助實現個人化。如果您正在進行冷外展，最好的整合之一是潛在客戶查找工具。
立即找線索
沒有任何工具比Instantly B2B Lead Finder更能做到這一點。您可以找到理想的客戶、買家角色或與您的客戶類似的公司。
所有線索均經過預先驗證。剩下的唯一一件事就是你伸出援手。由於 B2B Lead Finder 是 Instantly 的原生功能，因此您無需在應用程式之間切換。
建立電子郵件行銷清單後，您可以立即進行冷電子郵件行銷活動。借助潛在客戶查找器，您不必擔心管道的潛在客戶耗盡。
